Thủ tục xuất khẩu nông sản: Hướng dẫn chi tiết và mới nhất từ cơ quan chức năng

Để đưa nông sản Việt ra thị trường thế giới thành công, việc nắm vững và thực hiện đúng thủ tục xuất khẩu nông sản là vô cùng quan trọng. Quy trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về chất lượng, chứng từ và logistics. Bài viết này Viot Minh Trang sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục xuất khẩu hàng nông sản, từ chứng từ cần thiết, quy trình cụ thể, đến những lưu ý quan trọng và giải đáp các câu hỏi thường gặp, giúp doanh nghiệp Việt tự tin chinh phục thị trường toàn cầu.

Chứng từ xuất khẩu cần thiết

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các chứng từ là nền tảng đầu tiên trong thủ tục xuất khẩu nông sản. Đây là những giấy tờ cơ bản và bắt buộc trong mọi giao dịch thương mại quốc tế, đặc biệt với mặt hàng nông sản.

Hợp đồng mua bán quốc tế (Sales Contract)

Văn bản pháp lý quan trọng nhất, xác định rõ các điều khoản và điều kiện giao dịch giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu về hàng hóa, số lượng, chất lượng, giá cả, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán, v.v.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Chứng từ yêu cầu thanh toán, cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng bao gồm: tên người bán/mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị. Đây là chứng từ quan trọng để khai báo hải quan.

Phiếu đóng gói (Packing List)

Mô tả chi tiết cách thức đóng gói, số lượng và loại kiện, trọng lượng tịnh/tổng, kích thước từng kiện hàng. Cần khớp thông tin với Commercial Invoice.

Phiếu đóng gói (Packing List)

Vận đơn (Bill of Lading – B/L hoặc Air Waybill – AWB)

Chứng từ vận tải do hãng tàu/hãng hàng không cấp, xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển. Đây cũng là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Chứng từ bắt buộc phải khai báo với cơ quan hải quan Việt Nam, được thực hiện điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS, bao gồm thông tin chi tiết về lô hàng và doanh nghiệp.

Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

Chứng nhận nguồn gốc hàng hóa được sản xuất tại Việt Nam. C/O giúp người nhập khẩu hưởng ưu đãi thuế quan theo các Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) mà Việt Nam là thành viên.

Chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate – PC) và Chứng nhận kiểm dịch y tế/vệ sinh an toàn thực phẩm (Health Certificate – HC)

• PC: Dành cho sản phẩm thực vật, do Cục Bảo vệ thực vật cấp, xác nhận không mang mầm bệnh hại.
• HC: Dành cho sản phẩm động vật hoặc chế biến, do Cục An toàn thực phẩm/Cục Thú y cấp, xác nhận an toàn vệ sinh.

Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

Các chứng nhận chất lượng quốc tế (GlobalGAP, Organic, HACCP, ISO 22000, Halal, Kosher, BRC…)

Không luôn bắt buộc nhưng là lợi thế lớn, giúp sản phẩm thâm nhập thị trường cao cấp và khẳng định điều kiện xuất khẩu nông sản đạt chuẩn quốc tế.

Quy trình thủ tục xuất khẩu nông sản chi tiết

Thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng nông sản là một chuỗi các bước tuần tự, đòi hỏi sự chính xác và phối hợp.

Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa và kiểm tra chất lượng

Trước khi bắt đầu các thủ tục xuất khẩu nông sản, hàng hóa cần được chuẩn bị sẵn sàng:

• Sản xuất và thu hoạch: Đảm bảo quá trình canh tác, thu hoạch tuân thủ các tiêu chuẩn VietGAP, GlobalGAP (nếu có) để sản phẩm đạt chất lượng và an toàn ngay từ đầu.
• Sơ chế và chế biến: Thực hiện các công đoạn sơ chế, làm sạch, phân loại, chế biến (sấy khô, cấp đông…) theo đúng quy trình và tiêu chuẩn vệ sinh.
• Kiểm tra chất lượng nội bộ: Tiến hành lấy mẫu, kiểm tra các chỉ tiêu về chất lượng, dư lượng hóa chất (thuốc bảo vệ thực vật, kháng sinh…), vi sinh vật để đảm bảo sản phẩm đáp ứng yêu cầu của nước nhập khẩu.
• Đóng gói và ghi nhãn: Hàng hóa phải được đóng gói đúng quy cách (thùng carton, pallet, màng co…) để bảo vệ sản phẩm trong quá trình vận chuyển. Nhãn mác phải đầy đủ thông tin theo quy định của cả Việt Nam và nước nhập khẩu, bao gồm tên sản phẩm, xuất xứ, trọng lượng, hạn sử dụng, thông tin nhà sản xuất/đóng gói, mã số vùng trồng/cơ sở đóng gói (nếu yêu cầu).

Chuẩn bị hàng hóa và kiểm tra chất lượng

Bước 2: Xin cấp các loại giấy phép/chứng nhận chuyên ngành (nếu có)

Tùy thuộc vào loại nông sản và thị trường đích, doanh nghiệp có thể cần xin các loại giấy phép và chứng nhận chuyên ngành:

• Đăng ký mã số vùng trồng/cơ sở đóng gói: Đặc biệt quan trọng đối với trái cây tươi xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc và một số thị trường khác. Doanh nghiệp cần đăng ký với Cục Bảo vệ thực vật để được cấp mã số và được nước nhập khẩu phê duyệt. 
• Xin Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (PC): Gửi hồ sơ (đơn đăng ký, hợp đồng, packing list…) đến Cục Bảo vệ thực vật hoặc Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng. Cơ quan sẽ kiểm tra hồ sơ, kiểm tra lô hàng thực tế (nếu cần) và cấp PC nếu đạt yêu cầu. 
• Xin Giấy chứng nhận kiểm dịch y tế/vệ sinh an toàn thực phẩm (HC): Đối với sản phẩm thủy sản hoặc thực phẩm chế biến, doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Cục An toàn thực phẩm (Bộ Y tế) hoặc Cục Thú y (Bộ NN&PTNT). Cơ quan sẽ kiểm tra, lấy mẫu và cấp HC. 
• Các giấy phép đặc biệt khác: Ví dụ, đối với các sản phẩm từ động vật hoang dã, cần có giấy phép CITES (Công ước về buôn bán quốc tế các loài động vật, thực vật hoang dã nguy cấp).

Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu hoàn chỉnh

Tổng hợp tất cả các chứng từ đã chuẩn bị ở phần H2 “Chứng từ xuất khẩu cần thiết”, bao gồm: Hợp đồng, Commercial Invoice, Packing List, C/O, B/L hoặc AWB, PC, HC (nếu có), và các chứng nhận chất lượng khác. Đảm bảo tất cả thông tin trên các chứng từ này phải chính xác, đồng bộ và không có sai sót. 

Đây là nền tảng để khai báo hải quan.

Chuẩn bị hàng hóa và kiểm tra chất lượng

Bước 4: Khai báo hải quan

Đây là bước quan trọng nhất trong thủ tục xuất khẩu nông sản:

• Đăng ký tài khoản hải quan điện tử: Nếu chưa có, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản trên Hệ thống thông quan điện tử VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.
• Khai báo tờ khai hải quan điện tử: Sử dụng phần mềm khai báo hải quan để nhập thông tin chi tiết về lô hàng (tên hàng, mã HS code, số lượng, trị giá, xuất xứ, cảng đi/đến, thông tin doanh nghiệp, thông tin người nhận, v.v.).
• Truyền tờ khai và phân luồng: Sau khi truyền dữ liệu, hệ thống sẽ tự động phân luồng tờ khai:
  • Luồng Xanh: Doanh nghiệp được miễn kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa, có thể in tờ khai và mang hàng ra khỏi khu vực hải quan.
  • Luồng Vàng: Doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ giấy để hải quan kiểm tra chi tiết.
  • Luồng Đỏ: Doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để hải quan kiểm tra thực tế (kiểm tra toàn bộ hoặc kiểm tra xác suất).

Lưu ý: Việc phân luồng phụ thuộc vào mức độ rủi ro của doanh nghiệp, mặt hàng và lịch sử tuân thủ pháp luật hải quan.

Bước 5: Làm thủ tục thông quan tại cảng/cửa khẩu

Sau khi tờ khai được phân luồng, doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan sẽ thực hiện các bước tại cảng/cửa khẩu:

• Xuất trình chứng từ: Mang tờ khai hải quan đã in và các chứng từ gốc/bản sao có liên quan (tùy theo luồng tờ khai) đến cơ quan hải quan tại cửa khẩu.
• Kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu có): Nếu tờ khai luồng Đỏ, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa tại kho/bãi hoặc tại địa điểm kiểm tra chuyên ngành.
• Nộp thuế (nếu có): Đối với hàng xuất khẩu, đa phần được miễn thuế xuất khẩu. Tuy nhiên, một số ít mặt hàng nông sản có thể phải chịu thuế xuất khẩu, doanh nghiệp cần nộp thuế nếu có yêu cầu.
• Nhận quyết định thông quan: Sau khi hoàn tất các thủ tục và đáp ứng đủ yêu cầu, hải quan sẽ cấp quyết định thông quan cho lô hàng.

Bước 6: Vận chuyển hàng hóa

Sau khi hàng hóa được thông quan, doanh nghiệp sẽ tiến hành vận chuyển:

• Đặt chỗ (Booking) với hãng tàu/hãng hàng không: Lựa chọn phương thức và nhà vận chuyển phù hợp.
• Làm thủ tục giao hàng: Hạ container hoặc giao hàng lẻ tại cảng/sân bay.
• Theo dõi quá trình vận chuyển: Đảm bảo hàng hóa đến đúng lịch trình và an toàn.

Vận chuyển hàng hóa

Bước 7: Thanh toán và hoàn tất hồ sơ

• Thực hiện thủ tục thanh toán: Theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng (LC, T/T…).
• Lưu trữ hồ sơ: Sắp xếp và lưu trữ toàn bộ hồ sơ xuất khẩu (bản cứng và bản mềm) để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu sau này. Đây là yêu cầu bắt buộc theo luật pháp Việt Nam

Những lưu ý quan trọng khi xuất khẩu nông sản

Để thủ tục xuất khẩu nông sản diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chú ý:

• Nghiên cứu kỹ thị trường nhập khẩu: Hiểu rõ quy định, tiêu chuẩn, sở thích của từng thị trường để đáp ứng chính xác.
• Đầu tư vào chất lượng và an toàn từ vùng trồng: Đảm bảo chất lượng sản phẩm từ khâu ban đầu với các tiêu chuẩn như VietGAP, GlobalGAP.
• Chuẩn bị đầy đủ và chính xác chứng từ: Tránh sai sót, gây chậm trễ hoặc phát sinh chi phí trong quá trình thông quan.
• Lựa chọn đối tác vận chuyển và logistics uy tín: Đảm bảo hàng hóa được xử lý đúng cách, vận chuyển an toàn và đúng lịch trình.
• Tận dụng các Hiệp định Thương mại Tự do (FTA): Khai thác ưu đãi thuế quan từ C/O để tăng sức cạnh tranh về giá.
• Cập nhật thông tin và quy định liên tục: Theo dõi thay đổi từ cơ quan chức năng và hiệp hội ngành hàng để điều chỉnh kịp thời.

Lưu ý quan trọng khi xuất khẩu nông sản

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về thủ tục xuất khẩu nông sản

Giải đáp các thắc mắc phổ biến về thủ tục xuất khẩu nông sản:

Thủ tục xuất khẩu nông sản mất bao lâu?

Thời gian phụ thuộc vào loại nông sản, thị trường, sự chuẩn bị hồ sơ và phương thức vận chuyển. Thường từ vài ngày đến vài tuần để thông quan.

Nông sản nào cần mã số vùng trồng/cơ sở đóng gói?

Chủ yếu là trái cây tươi xuất khẩu chính ngạch sang Trung Quốc và một số thị trường khác. Cần kiểm tra yêu cầu cụ thể cho từng mặt hàng và thị trường.

Chi phí xuất khẩu nông sản gồm những gì?

Bao gồm chi phí sản xuất, chế biến, kiểm tra chất lượng, bao bì, vận chuyển, phí hải quan, bảo hiểm và phí xin chứng từ.

Có cần chứng nhận GlobalGAP/Organic không khi xuất khẩu nông sản?

Không phải luôn bắt buộc, nhưng là lợi thế cạnh tranh lớn, giúp sản phẩm vào thị trường cao cấp và có giá trị cao hơn.

Nếu hàng bị trả lại thì thủ tục như thế nào?

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục tái nhập hàng hóa, khai báo với hải quan và xử lý hàng hóa theo quy định.

VIOT Việt Nam – Đối tác tin cậy trong hành trình xuất khẩu nông sản

Để đơn giản hóa và đảm bảo hiệu quả thủ tục xuất khẩu nông sản, Viot Minh Trang là đối tác tin cậy. Chúng tôi cung cấp nông sản sạch, chất lượng cao, và đáp ứng mọi điều kiện xuất khẩu nông sản khắt khe nhất.

Với vùng nguyên liệu hơn 3.000 ha và nhà máy chế biến đạt các chứng nhận quốc tế (ISO 22000, FDA, GMP, Halal), Viot Minh Trang đảm bảo sản phẩm đạt chuẩn và có đầy đủ chứng từ pháp lý. Chúng tôi hỗ trợ đối tác cung cấp thông tin, chứng nhận, giúp rút ngắn thời gian và tối ưu hóa thủ tục xuất khẩu hàng nông sản. 

VIOT Việt Nam – Đối tác tin cậy trong hành trình xuất khẩu nông sản

Viot Minh Trang có khả năng cung ứng số lượng lớn, đa dạng sản phẩm (tươi, cấp đông, sấy khô, xay nhỏ, đóng gói OEM/ODM), là đối tác đáng tin cậy cho doanh nghiệp Việt vươn ra thế giới.

Nắm vững thủ tục xuất khẩu nông sản là chìa khóa để doanh nghiệp Việt Nam khai thác tiềm năng và chinh phục thị trường quốc tế. Sự chuyên nghiệp trong chuẩn bị chứng từ, thực hiện quy trình hải quan, và tuân thủ các quy định chuyên ngành là yếu tố then chốt. Với sự hỗ trợ từ các đối tác uy tín như Viot Minh Trang, nông sản Việt sẽ tiếp tục khẳng định vị thế bền vững trên bản đồ thế giới.